Gestão de Eventos: Estratégias, Ferramentas e Dicas para o Sucesso

Muitos participantes de eventos muitas vezes não percebem a complexidade e os pequenos detalhes que permeiam a organização dessas experiências que ficarão na memória dos colaboradores. No entanto, existe uma busca crescente pela arte e ciência por trás dos bastidores: a Gestão Profissional de Eventos.

Esta área vital, que combina habilidades de planejamento detalhado, execução de eventos e análise estratégica, é essencial tanto para atender às expectativas dos organizadores quanto para garantir uma experiência excepcional aos participantes. Interessado em explorar mais sobre esta carreira dinâmica? Venha com a gente nesta jornada detalhada pelo mundo da gestão de eventos! Nesse artigo, você vai aprender:

O que é Gestão de Eventos
- Benefícios e Impactos
O que faz um gestor de eventos?
1. Gestão do Pré-Evento
- Planejamento Estratégico
- Sistemas para Registro de Participantes
2. Gestão do Dia do Evento
- Credenciamento
- Grupos de Participantes
- Sorteios
3. Gestão do Pós-Evento
- Emissão de Certificados
- Pesquisa de Satisfação NPS
- Comunicação com os Participantes via E-mail e WhatsApp
- Relatórios
- Ver Históricos dos Participantes

O que é Gestão de Eventos?

Antes de tudo, é preciso entender melhor essa área que surgiu apenas há uns anos atrás. A gestão de eventos, uma vez considerada uma tarefa complementar, evoluiu significativamente ao longo das décadas, tornando-se uma profissão especializada e amplamente reconhecida.

A profissionalização dos eventos trouxe à tona a necessidade de habilidades especializadas e conhecimento técnico abrangente. Os gestores de eventos de hoje são esperados não só para organizar e coordenar, mas também para entender profundamente aspectos como planejamento estratégico, marketing, tecnologias de informação e comunicação, e gestão financeira.

Benefícios e Impacto da gestão de eventos

Os benefícios da gestão de eventos se estendem além do impacto visível no marketing e na imagem da empresa. Uma gestão eficiente de eventos também leva a um aumento na eficiência operacional, reduzindo custos desnecessários e maximizando o retorno sobre o investimento.

Com um planejamento estratégico e execução cuidadosa, os gestores de eventos podem evitar desperdícios, otimizar recursos e garantir que cada aspecto do evento esteja alinhado com os objetivos definidos.

O impacto de uma gestão de eventos eficaz na imagem e sucesso de uma organização ou empresa é imensurável. Uma abordagem bem planejada e executada para eventos pode significar a diferença entre um lançamento de produto memorável e um que passa despercebido.

Você pode criar qualquer evento seguindo apenas 3 passos simples:

O que faz um gestor de eventos?

O gestor de eventos é um profissional multifacetado, cujo papel é essencial na criação, planejamento e execução de eventos de todos os tipos e escalas. Esta figura chave possui a responsabilidade de transformar uma visão em realidade, cuidando meticulosamente de cada detalhe.

Desde a concepção inicial do evento até a sua conclusão, o gestor de eventos está envolvido em cada etapa, garantindo que todos os aspectos – sejam eles logísticos, técnicos ou criativos – sejam coordenados harmoniosamente.

Com habilidades que vão além do simples planejamento, incluem a negociação com fornecedores, a gestão de orçamentos, a supervisão de equipes e a resolução de problemas em tempo real. Além disso, os gestores de eventos também desempenham um papel crucial na análise pós-evento, avaliando o sucesso do evento através de feedbacks e métricas, e utilizando essas informações para aprimorar eventos futuros.

1. Gestão do Pré-evento

Durante a etapa crucial do pré-evento, é essencial garantir que todos os aspectos organizacionais estejam meticulosamente planejados e prontos para serem implementados.

Identificar problemas antecipadamente permite a busca por soluções inovadoras e eficientes.

Neste contexto, a tecnologia desempenha um papel vital, oferecendo ferramentas e recursos que podem aprimorar significativamente a execução e o sucesso do evento.

Planejamento Estratégico

O planejamento é o primeiro e mais importante passo na gestão do pré-evento. Envolve a definição de objetivos claros, identificação do público-alvo, determinação do formato do evento (presencial, online ou híbrido) e a criação de um cronograma detalhado.

Também inclui a alocação de recursos, a definição do orçamento e a escolha de locais adequados. Uma abordagem estratégica no planejamento garante que todas as decisões tomadas estejam alinhadas com os objetivos do evento.

Algumas das melhores ferramentas de Planejamento Estratégico incluem:

Google Calendar: Uma ferramenta de agendamento amplamente acessível e fácil de usar. A sincronização com dispositivos móveis significa que os gestores de eventos podem manter-se atualizados com seus cronogramas, não importa onde estejam.

Trello: É baseado no método Kanban, que oferece uma abordagem visual para o planejamento e organização de eventos. Você pode criar quadros para diferentes aspectos do evento e adicionar cartões com tarefas específicas.

Click Up: Diferenciando-se pela sua versatilidade, o ClickUp permite aos usuários personalizar quase todos os aspectos da interface para se adequar às suas necessidades específicas. Oferece recursos de acompanhamento de tempo e integrações com várias outras plataformas.

Sistemas para Registro de Participantes

Estas plataformas não apenas facilitam a coleta de informações dos participantes, mas também proporcionam uma experiência de usuário aprimorada, desde o primeiro ponto de contato até o evento em si.

É importante escolher um sistema integrado, que consiga coletar dados que poderão ser utilizados depois para credenciar os crachás dos participantes, emitir certificados e visualizar o histórico de cada participante nesse e nos próximos eventos

A plataforma da Prof Play é o principal sistema integrado para gestão de eventos, treinamentos e melhora de performance de colaboradores atualmente. Fazendo desde a página de inscrição, passando pela emissão de cartões de embarque do evento no celular do participante, até a emissão automática de certificados, a Prof Play consegue resolver a principal dor dos gestores de evento ao simplificar e automatizar processos exaustivos.

Ao escolher uma ferramenta de registro de participantes, é importante considerar fatores como facilidade de uso, funcionalidades oferecidas, escalabilidade e suporte ao cliente. Esses sistemas oferecem um conjunto único de recursos projetados para atender a diferentes necessidades de eventos, desde pequenas reuniões até grandes conferências.

2. Gestão do Dia do Evento

No dia do evento, não pode haver erros. O gestor de eventos deve estar atento a todos os detalhes, tanto para que o evento gere impacto e transformação na empresa, quanto para que o participante mergulhe em uma experiência memorável.

Credenciamento

O processo de credenciamento é o primeiro ponto de contato físico com os participantes e, por isso, é crucial para causar uma boa impressão. O uso de sistemas de credenciamento automático ajuda a agilizar esse processo, reduzindo filas e melhorando a experiência geral.

Estes sistemas podem verificar rapidamente os ingressos ou confirmações de inscrição, geralmente através de códigos de barras ou QR codes, e registrar a chegada dos participantes. A eficiência no credenciamento também auxilia na coleta de dados precisos sobre a presença, vital para análises pós-evento.

Uma das grandes facilidades proporcionadas pela tecnologia moderna é a impressão automatizada de etiquetas e crachás. Ao invés do processo manual e demorado de escrever individualmente o nome de cada participante nos crachás, as plataformas de eventos agora oferecem a opção de imprimir etiquetas personalizadas antecipadamente.

Essa abordagem não só simplifica a logística do evento, mas também proporciona uma apresentação mais profissional e eficiente.

Grupos de Participantes

Que tal deixar o evento mais dinâmico criando grupos dos participantes presentes? Você pode separar os participantes em grupos e fazer atividades como rodas de conversas, perguntas para palestrantes e quizzes competitivos!

Gerenciar grupos de participantes é essencial, especialmente em eventos maiores com múltiplas atividades ou sessões simultâneas. Softwares de gestão de eventos podem ser utilizados para criar e gerenciar diferentes grupos com base em interesses, inscrições em workshops ou sessões específicas.

Isso facilita a comunicação direcionada e a organização logística, assegurando que os participantes encontrem as sessões e atividades que mais lhes interessam.

Sorteios

Sorteios são uma excelente estratégia para aumentar o engajamento e a diversão no evento. Com a tecnologia atual, os sorteios podem ser realizados de maneira digital e automatizada.

Ferramentas específicas podem selecionar aleatoriamente participantes com base em sua inscrição ou outras métricas definidas. Esses sistemas garantem que o sorteio seja justo e transparente, além de possibilitar a integração com telas de exibição para anúncios ao vivo dos vencedores.

Algumas das ferramentas que você pode utilizar para fazer sorteios:

Planilhas no Excel: Se você é mais tradicional, pode optar por colocar os dados de todos os participantes presentes em uma planilha do Excel e sortear um nome utilizando uma função do próprio progama.

App da Prof Play: Dentro do sistema de gestão de eventos, você pode encontrar um botão de sorteador apenas entre as pessoas que fizeram o credenciamento no evento. Essa é a melhor forma para não ficar sorteando nomes de pessoas que se cadastraram mas não foram.

Sorteadores Online: A maneira mais simples de sortear nomes é pesquisando em sites online. Você pode procurar por sorteadores e transmitir a tela com o nome dos participantes. O único ponto negativo é a quantidade de anúncios que muitas vezes atrapalham a visualização do sorteio.

3. Gestão do Pós-Evento

A fase de pós-evento é tão crucial quanto as etapas de planejamento e execução. É nessa fase que os organizadores coletam feedbacks, avaliam o sucesso do evento e planejam melhorias para futuras edições.

Normalmente os diretores querem entender melhor o real impacto que seu evento teve dentro da empresa e de seus colaboradores. Para isso, você precisa estar afiado para responder perguntas sobre o ROI, avaliação do evento, taxa de participação, etc.

Emissão de Certificados

Emitir certificados para os participantes não só valida a experiência, mas também serve como um agradecimento pela participação. Antigamente era comum a emissão de certificados de forma manual, colocando o nome de cada pessoa em um template e criando um por vez.

Hoje em dia é diferente. A distribuição de certificados pode ser automatizada através de sistemas que verificam a presença dos participantes e enviam certificados digitais no próprio Whatsapp. Isso não apenas economiza tempo e recursos, mas também fornece uma lembrança tangível da experiência do evento.

Os próprios participantes podem divulgar seus certificados em suas próprias redes sociais, aumentando ainda mais a visibilidade do seu evento para as futuras edições.

Pesquisa de Satisfação NPS

A aplicação de uma pesquisa de satisfação Net Promoter Score (NPS) após o evento é uma maneira eficaz de medir o contentamento dos participantes. Essa pesquisa simples pergunta aos participantes o quão provável é que recomendem o evento a um amigo ou colega, fornecendo insights valiosos sobre a experiência geral do evento e áreas que podem necessitar de melhorias.

Através de sistemas integrados, é possível fazer essa pesquisa com o participante para entender melhor os pontos que ele gostou e como aprimorar o evento.

Comunicação com os Participantes via E-mail e WhatsApp

Utilizar os contatos coletados, como e-mails e números de WhatsApp, para manter uma comunicação pós-evento é uma estratégia eficiente para manter o relacionamento.

Isso pode incluir o envio de agradecimentos, informações sobre futuros eventos ou recursos adicionais relacionados ao evento.

Além disso, você pode construir uma base de dados para utilizar em plataformas de anúncios e encontrar os melhores perfis de clientes para seus próximos eventos!

Relatórios

A geração de relatórios detalhados é vital para entender o sucesso do evento. Estes relatórios podem incluir análises de presença, feedbacks de pesquisas, desempenho financeiro e outros dados relevantes. Essas informações são cruciais para tomadas de decisão informadas e para o planejamento de futuros eventos.

É através dos relatórios e da produção de dados que o gestor de eventos pode entender melhor o impacto do seu evento e o que fazer nos próximos

Ver Históricos dos Participantes

Analisar o histórico de participação pode oferecer insights valiosos sobre o comportamento e preferências do público.

No final do evento, é possível visualizar a avaliação, notas e testes do evento de cada participante, além de ver como ele se comportou em eventos passados e assim entender melhor seu perfil comportamental.

Essa é uma importante e rara ferramenta para o gestor de eventos que busca produzir os melhores eventos para seus participantes. Você pode visualizar melhor essa função no App da Prof Play, juntamente com todas as ferramentas citadas nesse artigo.

Agora você já sabe todas as etapas do sucesso para fazer a gestão de seu evento! Caso você seja um gestor de eventos e busca melhorar todo o processo da sua gestão, clique em “Agende” no canto superior da tela, faça uma reunião com um de nossos especialistas e entenda como a Prof Play pode te ajudar nessa jornada.